Waar moet je allemaal rekening mee houden als je een bedrijfsuitje gaat organiseren?
Met dit stappen plan weet je zeker dat je niets vergeet!
Praktische tips om een bedrijfsuitje te organiseren
Hieronder tips die je kan gebruiken als je een leuk bedrijfsuitje wilt plannen. Erg handig tijdens de oriëntatiefase. Veel leesplezier!
1. Wat is het doel?
2. Hoeveel collega’s gaan ermee?
3. Wat is de samenstelling van de groep?
4. Waar wil je het organiseren ?
5. Wat is het budget ?
6. Wanneer moet het plaatsvinden?
7. Wat moet ik regelen qua eten en drinken?
Wat is het doel?
Een groepsactiviteit wordt vaak georganiseerd voor een bepaald doel.
Gaat het om een jaarlijks bedrijfsuitje waar fun voorop staat of zoek je echt teambuildingsactiviteiten. Vaak is het een combinatie, maar er kan wel degelijk de nadruk op een bepaald doel worden gelegd. Bespreek dus goed met de opdrachtgever of mede-organisator wat de wensen zijn om gerichter te gaan zoeken.
Hoeveel collega’s gaan ermee?
Nooit alle collega’s gaan mee en dit maakt het plannen vaak lastig. Mijn advies is om tijdens de oriëntatie fase te zoeken naar een groepsactiviteit waar heel het team terecht kan. Als je een activiteit hebt gevonden, is het tijd om de voorwaarden te bestuderen. Belangrijk om te kijken of je het aantal personen nog kan wijzigen. Indien dit het geval is, kun je een optie plaatsen.
Van alle uitjes die wij organiseren is het ¨afvalpercentage¨ bij bedrijven het het hoogst. Hoe groter de groep des te meer mensen vallen er af. Het probleem is vaak de communicatie tussen de organisator en de werknemers. Er zijn veel (goede en slechte) redenen waarom mensen niet komen naar een bedrijfsuitje, maar afmelden wordt vaak niet gedaan. Doordat de baas het uitje betaald, voelen ze in mindere mate de verantwoording om zich af te melden. Zonde, want het budget had je ook kunnen gebruiken voor het aankleden van het uitje. Vraag duidelijk na wie er mee gaan. Dubbel checken kan geen kwaad.
Ik adviseer altijd om voor 10% minder personen te reserveren dan dat er gemiddeld deelnamen aan het laatste uitje. Het is namelijk makkelijker om deelnemers bij te boeken dan te annuleren. Tevens goed kijken tot wanneer je kan wijzigen en dit als reminder in je agenda zetten.
Wat is de samenstelling van de groep?
Heb je te maken met alleen mannen, vrouwen of juist een gemêleerd gezelschap. Bekijk vervolgens de leeftijden van de groep. Bij een jong team kun je vaak wat extremere uitjes plannen. Voor de mensen op leeftijd is een rustigere activiteit beter geschikt. Houd ook rekening met lichamelijke beperkingen zoals zwangerschap.
Probeer daarom activiteiten te kiezen waar iedereen aan mee kan doen. Ik zou geen aparte programma’s voor mensen met een beperking boeken. Dit gaat namelijk ten koste van het groepsgevoel. Wanneer iedereen is betrokken bij de beleving heb je het als organisator goed gedaan!
Waar wil je het organiseren?
Bepaal voor jezelf de maximale reistijd die je voor de activiteiten wilt afleggen. Gebruikelijk is dit tussen de 30 en 60 minuten. Bekijk ook de bereikbaarheid en de parkeer mogelijkheden. Als het betaald parkeren is, kunnen de kosten hiervan aardig oplopen. Een alternatief is om met het openbaar vervoer te komen of zelfs met de fiets. Ideaal als je daarna wilt gaan borrellen. Een laatste optie is om met elkaar mee te rijden. Gezellig, goed voor het milieu en kostenbesparend. Wat wil je nog meer?
Wat is het budget ?
Zodra je een groepsactiviteit gaat plannen ontvang je meestal een budget per persoon. Vergeet niet na te vragen of dit bedrag inclusief of exclusief btw is. Stem af wat er er allemaal van dit budget gedaan moet worden. Is dit bedrag alleen voor de activiteiten of moet hier ook het eten en drinken van worden betaald.
Vaak is er nog budget over van collega’s die niet kunnen meedoen. Vraag dus goed na of je dit ook kunt besteden. Mocht het bedrag niet genoeg zijn voor hetgeen wat je wilt, overweeg dan een eigen bijdrage van je collega’s.
Wanneer moet het plaatsvinden?
Een geschikte datum vinden is altijd een uitdaging, want je wilt natuurlijk dat zoveel mogelijk collega’s meegaan. Ook heb je te maken met de beschikbaarheid van een activiteit. Probeer daarom met het organisatieteam een paar dagen te kiezen. Ga dan kijken welke data beschikbaar zijn bij je gewenste locatie. Mocht je een match hebben gevonden kun je een optie plaatsen.
Vervolgens kun je voorstellen aan het team wie er mee willen. Als er genoeg mensen mee kunnen doen, zet je de optie om tot een boeking. Als blijkt dat er te weinig mensen deelnemen, stel je de volgende datum voor. Communiceer nooit alle mogelijke data meteen om veel werk en onduidelijkheden te voorkomen.
De meeste geboekte dagen voor bedrijfsuitjes zijn op dinsdag en donderdag. Een verklaring is dat dan de meeste collega’s op het werk zijn. De parttimers zijn vaak de overige dagen vrij voor de kinderen of het verlengen van het weekend. Vrijdag volgt daarna qua populariteit om de week mooi af te sluiten.
Ook zien we de avonduren en weekende populairder worden. Het bedrijf is dan dicht waardoor heel de afdeling mee kan. Tevens is dit voordeliger voor de baas, want het valt in je eigen tijd.
Als je in het weekend een bedrijfsuitje wilt organiseren, dien je op tijd te reserveren.
Familiedagen, kinderfeestjes of vrijgezellenfeesten kunnen dan ook terecht.
Los van populaire dagen kennen veel activiteiten seizoenen. Voor buitensport uitjes is het hoogseizoen van maart tot en met oktober. Een duidelijke piek is te zien in de warmste maanden van het jaar. Net voor de zomervakantie of juist erna. Binnen activiteiten kunnen natuurlijk heel het jaar, maar zijn in de winter populair.
Wat moet ik regelen qua eten en drinken?
Uiteraard is dit afhankelijk van verschillende factoren, maar het budget is hierbij belangrijk. Probeer altijd een pakket af te nemen waarbij drinken zit inbegrepen. Op deze manier blijf je binnen het budget. Dit geldt ook voor het eten. Van een activiteiten krijg je trek, zeker als het outdoor is.
Bij aankomst, de pauze en bij de nazit is daarom een hapje of een maaltijd altijd een aanrader! Probeer dit altijd op dezelfde locatie te doen. Wisselen van locaties duurt vaak lang en is niet handig met grootte groepen. Als dit te lang duurt kan dit ten kosten van de gezelligheid gaan.
Bij restaurant kun je over het algemeen lekkerder eten dan bij een groepsaccommodatie. Vaak zijn deze concepten echter niet geschikt voor groepen. Mocht je hier wel willen eten, vraag dan of het restaurant iedereen tegelijk eten kan serveren. Vaak is dit niet mogelijk, door beperkte keukencapaciteit. Concepten waar de wachttijden kort zijn, met kleine koude hapjes zoals tapas of sushi werken dan het best. Vraag ook goed de tafelopstelling na, want doorgaans is de maximale grootte maar voor 8 personen.
Indien er geen budget voor eten is, zorg dan dat je van te voren hebt gegeten. Na de activiteiten kun je bij collega’s thuis koken of op het kantoor. Gezellig en goed voor de teambuilding! Dit is natuurlijk alleen mogelijk als je een klein team hebt.
Hopelijk heb je wat aan de tips gehad als je een bedrijfsuitje aan het organiseren bent?
Wij zijn Polderevents
Wij organiseren onvergetelijke bedrijfsuitjes!
Bekijk de mogelijkheden
