Hierbij tips die helpen bij het organiseren van een bedrijfsuitje. Handig tijdens de verschillende fases van het boeken van een bedrijfsevenement.
Ben je meer op zoek naar activiteiten ter inspiratie? Dan is het artikel ideeën voor een bedrijfsuitje ook leuk om te lezen!
Tips voor een onvergetelijk bedrijfsuitje
Tijdens het organiseren kom je in verschillende fases terecht. Ik heb ze opgedeeld, zodat je er snel doorheen te navigeren.
1. Uitgangspunten bepalen
2. Gebruik verzamelsites
3. Vergelijken
4. Uitnodigen
5. Laatste puntjes communiceren
6. Foto’s maken
7. Evalueren
Uitgangspunten bepalen
Voordat je op zoek gaat naar een uitje, moet je van de baas een aantal richtlijnen hebben gekregen. Budget, het doel en aantal personen zijn voorbeelden van uitgangspunten om mee te beginnen. Indien je dit nog niet hebt, zorg dan dat je dit eerst komt te weten. Op deze manier kun je gericht gaan zoeken. Wil je zeker weten dat je alle uitgangspunten hebt? Lees dan het artikel die gaat over een bedrijfsuitje organiseren.
Gebruik verzamelsites
Als de uitgangspunten duidelijk zijn kunnen we de zoektocht starten. Uiteraard eerst je eigen netwerk vragen voor ideeën. Mocht dit niets opleveren, dan gaan we onze vriend Google erbij halen.
Hoe en wat ga je dan zoeken? Met bijna elke zoekopdracht, kom je op een verzamelsite terecht. Dit zijn websites waar aanbieders op adverteren. Probeer niet blind te staren op lijstjes zoals Top 10 bedrijfsuitjes . Dit zijn simpelweg de bedrijven die het meest hebben betaald. Net zoals in Google wil dat niet altijd zeggen dat dit het meest relevant is.
Ondanks dat het advertenties zijn, is het ideaal om inspiratie op te doen. De sites werken met krachtige zoekfuncties. Hier kunnen we al onze uitgangspunten invoeren. Het is belangrijk dat je zoekt op activiteiten die voor heel het team leuk en geschikt zijn. Natuurlijk kun je niet met alles en iedereen rekening houden, maar dit moet wel de benadering zijn van de organisator. Zorg daarom goed dat je in kaart hebt gebracht wie er beperkingen hebben. Denk bijvoorbeeld aan collega’s die zwanger of slecht te been zijn.
Heb je een jong team kun je het uitje actief maken. Is het team wat ouder kun je beter een ander programma kiezen. Bouw-, schiet- of denkspellen zijn hier meer voor geschikt.
Ik adviseer altijd een mix van korte activiteiten achter elkaar waar heel het team mee kan doen. Als er een actief spel tussen zit, kunnen de jonge mensen uitblinken. Bij de rustige spellen, zullen de overige deelnemers meer naar voren treden. Op deze manier kan iedereen op zijn eigen niveau meedoen en zit er voor ieder wat wils tussen. Samen zet je de beleving neer en iedereen is betrokken. Als dit lukt, is je doel als organisator behaald!
Vergelijken
Mocht je één of meerdere activiteiten hebben gevonden, dan is het tijd om te vergelijken. Dit kun je het beste doen door middel van een aantal simpele vragen.
Wat kost het en hoe lang krijgen we daarvoor activiteiten?
Het meest ideale is wannneer de prijzen transparant op de website staan. Mocht dit niet het geval zijn kun je eerst een offerte aanvragen. Vaak staat alleen de totale tijdsduur vermeld. Belangrijk dat je goed navraagt hoe lang de activiteiten duren. Bekijk tevens of heel het team tegelijk bezig is. Het is namelijk zonde als veel mensen moeten wachten.
Wat als iemand slecht ter been of zwanger is? Kan die dan meedoen of is er een alternatieve activiteit. Ons advies is om geen afzonderlijke activiteiten te boeken, maar een activiteit te zoeken die voor iedereen toegankelijk is. Op deze manier creeër je een optimaal teamgevoel en ontstaat er samenhorigheid. Bekijk ook goed of je het aantal personen kan wijzigen en tot wanneer, want doorgaans vallen er altijd personen af.
Is de gewenste datum en tijdstip nog vrij?
Nadat je een offerte hebt ontvangen is het slim om een optie te nemen. Hierdoor heb je de tijd om te invertariseren wie er allemaal mee gaan. Door de optie kan niemand anders de datum boeken. Meestal is dit een week en hier zitten geen kosten aan verbonden.
Wat zijn de mogelijkheden qua eten en drinken?
Een bedrijfsuitje zonder eten en een borrel is natuurlijk geen optie. De derde helft is minstens zo belangrijk als de activiteit zelf. Onze tip is om dit allemaal op dezelfde locatie te doen. Het wisselen van locatie kost veel tijd en gaat ten koste van de sfeer.
De keuze van het eten bij de activiteiten is vaak beperkter dan bij een restaurant. Daarentegen heeft een horeceatent vaak de capaciteit en of ervaring niet om heel de afdeling tegelijk te laten eten. Vraag wat de tafelopstelling is en of iedereen tegelijk te eten krijgt, als je toch voor een restaurant kiest.
Als er geen budget is om te eten, probeer dit dan op eigen kosten te regelen. Dit hoeft vaak niet duur te zijn, maar is ontzettend belangrijk voor de teamspirit. Probeer ook altijd onbeperkt eten en of drinken af te spreken. Op deze manier houdt je het transparant en kom je nooit voor onverwachte kosten te staan.
Hoe lang is het reizen en kan er gratis geparkeerd worden?
Hoe verder de activiteit van het werk hoe minder collega’s er mee komen. Probeer daarom iets uit te zoeken wat niet meer dan 60 minuten reizen is. Nog beter als het minder dan 30 minuten rijden is. Als je gratis kan parken en de locatie is gelegen aan de snelweg zijn dit uiteraard pluspunten.
Uitnodigen
Je hebt inmiddels de mogelijke uitjes met elkaar vergeleken en je keuze is gevallen op een leuke activiteit. Als het goed is heb je een optie genomen op een datum. Nu is het tijd om het team enthousiast te maken en te inventariseren wie er mee gaan. Vertel je collega’s nog niet wat je exact gaat doen, maar houdt het vaag. Zeg dat er een leuke activiteit staat gepland en dat je gezellig afsluit met een BBQ en borrel. Maak ze duidelijk dat als ze niet komen het echt een gemis is voor het team.
bedrijfsuitje uitnodiging
Uitnodigen doen de meeste aan de hand van een email. Vaak zal niet iedereen hier binnen een week op reageren. Haal daarom je organisatie en sales capaciteiten naar boven en stap bij je collega’s even binnen. Overtuig dat ze er sowieso bij moeten zijn, hoe druk ze het ook hebben! Als ze komen, vraag dan gelijk of er dieetwensen zijn. Dit kun je dan meenemen bij de boeking.
Wanneer je het definitieve aantal personen weet kun je de optie omzetten naar een boeking.
Mijn advies is om altijd 10% minder deelnemers op te geven. Er vallen helaas altijd mensen af.
Bekijk goed tot wanneer en met hoeveel procent je de deelnemers nog kunt wijzigen. Het gebeurt vaak dat er meerdere collega’s niet op komen dagen, zonder afmelding. Bekijk goed hoe je hier mee omgaat en maak het team hier bewust van.
Laatste puntjes communiceren
Als het evenement is geboekt moeten er nog een paar praktische zaken worden geregeld. Denk aan een routebeschrijving en kledingadvies. Iedereen heeft wel een navigatie, alleen soms is het adres niet voldoende. Waar kunnen ze parkeren en voeg een bericht toe waarin je stimuleert dat ze met elkaar meerijden. Vergeet ook niet het kledingadvies te vermelden. Veel bedrijven kiezen er voor om dit pas een dag van te voren bekend te maken.
Foto’s maken
Laat zoveel mogelijk kwalitatieve actiefoto’s nemen door een fotograaf. Indien hier geen budget voor is, zorg dan dat er een collega dit vastlegd. De beelden zijn natuurlijk perfect om de positieve vibe van het team te verlengen. Leuk om jezelf en het team in actie te zien. Met de foto’s kan je natuurlijk een leuk boek maken voor de koffietafel. Online delen op social media is ook een idee.
Evalueren
Probeer zo snel mogelijk te peilen en evalueren of het een geslaagd evenement was en wat er beter kan. Zodat je zoektocht het volgende jaar wat makkelijker en efficiënter wordt
Hopelijk heb je iets aan de tips gehad?
Wij zijn Polderevents
Wij organiseren onvergetelijke bedrijfsuitjes!
Bekijk de mogelijkheden