Boeken

Via de website kun je gemakkelijk een aanvraag plaatsen, die we hopelijk om kunnen zetten naar een boeking. Hieronder lees je onze werkwijze en al de stappen om een onvergetelijk schooluitje te organiseren.

Om een aanvraag te plaatsen heb je een aantal belangrijke uitgangspunten nodig.

• Datum: Wanneer wil je het schooluitje organiseren?
• Tijd: Hoe laat wil je beginnen en eindigen? 
• Aantal leerlingen: Een schatting van het aantal leerlingen en klassen?

Wanneer je de uitgangspunten hebt bepaald kun je via de schooluitjes pagina de prijzen en mogelijkheden bekijken om vervolgens een aanvraag te plaatsen via de website. Na het invullen van de uitgangspunten en je contactgegevens kun je de aanvraag versturen en ontvang je direct een kopie in je mail.

Wij laten vervolgens binnen 24 uur weten of er nog beschikbaarheid is.

Wanneer er beschikbaarheid is zetten wij de aanvraag om in een optie, welke tevens als offerte gebruikt kan worden en sturen deze per mail naar je toe.

Dit betekent dat we kosteloos de datum een week voor je vasthouden, zodat je de tijd hebt om te beslissen of je wilt boeken. Andere groepen kunnen de gereserveerde capaciteit gedurende deze periode niet boeken.

Let op: Dit geldt alleen wanneer je de optie hebt ontvangen en niet wanneer je nog een aanvraag hebt lopen, of telefonische hebt gebeld of gemaild of er nog plek is, want dat verandert elk moment. De optie vanuit ons boekingssysteem is leidend.  

Wanneer je de optie hebt ontvangen is het belangrijk dat onze algemene voorwaarden duidelijk zijn en je hiermee akkoord gaat, voordat je het omzet naar een boeking. Klik op onderstaande links voor meer uitleg.

• Wijzigen: Dit kan kosteloos tot 7 dagen van te voren met 15%.
• Annuleren: Dit kan kosteloos tot 60 dagen van te voren.  
• Betalen: Dit gaat achteraf per factuur.
• Eigen risico: Niets is verplicht, maar aan deelname zitten risico's verbonden.
• Privacy: Foto's maken en publiceren we alleen als hier toestemming voor is gegeven.

Wanneer alles duidelijk is, hoef je alleen te reageren op je lopende optie dat je er graag een boeking van wilt maken. Wij zetten de optie vervolgens om in een opdrachtbevestiging, waar je een kopie van ontvangt.

Als je de opdrachtbevestiging hebt ontvangen staat het uitje geboekt.

Wij sturen als het uitje dichter bij komt vanuit ons boekingssysteem nog enkele mails om je te helpen om een onvergetelijk schooluitje te organiseren.

• 67 dagen van te voren: Alles nog een week kosteloos wijzigen of annuleren
• 14 dagen van te voren: Aantal deelnemers nog een week kosteloos met 15% wijzigen.
• 7 dagen van te voren: Laatste tips qua kleding en parkeren.

Gebruik de komende periode ook om de organisatie intern verder af te ronden. Denk bijvoorbeeld aan:

• Administratie: verplichte kostenpostnummers die je moet aanvragen
• Vervoer: bus regelen, fietsgroepen maken met oudere jaars als begeleiding of carpool organiseren.
• Kledingadvies: Alles is buiten, kleed je hierop.

Ongetwijfeld heb je nog meer vragen en kun je altijd mailen als ze hier niet tussen staan.

Het is altijd mogelijk om de boeking te wijzigen, alleen kan dat niet altijd kosteloos. Hoe dichter we bij de datum van het uitje komen des te moeilijker is het voor ons om de gereserveerde capaciteit nog te verkopen. We hebben daarom in samenwerking met de onze branchevereniging de volgende voorwaarden opgesteld.

• Tot 60 dagen voorafgaand aan het uitje kan alles nog kosteloos worden gewijzigd of  geannuleerd.
• Tot 7 dagen voorafgaand aan het uitje kan het aantal deelnemers van het moment van de boeking kosteloos met 15% naar beneden of omhoog worden gewijzigd. Meer dan 15% omhoog kan alleen in overleg als we nog voldoende capaciteit hebben Meer dan 15% omlaag is niet mogelijk en zal volledig worden gefactureerd.
• Annuleren binnen 7 dagen voorafgaand van het uitje wordt 75% van de gehele boeking in rekening gebracht. 
• Annuleren binnen 60 dagen tot 7 dagen voorafgaand van het uitje wordt 50% van de gehele boeking in rekening gebracht.

We snappen dat tussen het boeken en het plaatsvinden van het uitje er veel kan gebeuren en daarom bieden wij de mogelijkheid om te wijzigen of te annuleren. Er bestaan ook mogelijkheden om een annuleringsverzekering voor het geboekt event bij een externe verzekeringsmaatschappij af te sluiten die risico's zoals ziekte en overlijden dekken. Helaas worden hier weeralarmen niet gedekt. Mocht je een partij hebben gevonden, die dat wel doet, horen wij het graag.

Wij bieden de mogelijkheid om bij weeralarmen van code rood en oranje het uitje kosteloos te verplaatsen. Bij code geel of alles wat gecategoriseerd wordt als "slecht weer" gaat het uitje door. Lees in ons weerplan hoe dat te werk gaat.

Op de dag van het uitje staan wij klaar om er een onvergetelijke dag van te maken. Hieronder een paar aandachtspunten:

• Probeer als boeker je even te melden bij een van ons team, zodat wij weten met wie we de details kunnen bespreken.
• Zorg datje het vervoersplan goed hebt gelezen, zodat de aankomst en vertrek veilig en efficient verloopt.
• Zorg dat de leerlingen aanwezig zijn op de afgesproken tijd en niet eerder dan 15 minuten, zodat we de aankomst goed kunnen begeleiden. We hebben al standaard tijd in het draaiboek gereserveerd  om teams te maken en de laatste details te bespreken.
• Per klas graag een docent indelen die enthousiasmeert, foto's maakt, mee doet of leerlingen aanspreekt op wangedrag. Vergeet de presentielijsten niet als dat nodig is.
• Zorg dat de leerlingen zijn gekleed op het weer, voldoende hebben gegeten en een sportbidon bij hebben.
• Al het drinken wat door de docenten wordt besteld voegen wij toe aan de factuur of kan gelijk worden afgerekend
• Wij hebben standaard alleen drinken op voorraad, indien je eten voor de docenten of leerlingen wilt moet dit minimaal een week van te voren gereserveerd zijn.

Wij zullen verder van begin tot het eind ons inzetten om een onvergetelijk uitje neer te zetten.

Na afloop van het schooluitje ontvang je de factuur vanuit ons boekingssysteem met het genuttigde eten en drinken van de dag zelf.

Indien er speciale gegevens op de factuur moeten en deze zijn nog niet doorgegeven, ontvangen we die graag om vertraging van betaling te voorkomen.

Wij hanteren een betalingstermijn van 14 dagen. In overleg mag dit verlengt worden naar 30 dagen. Betalen kan via IDEAL of doormiddel van bankbetaling onder vermelding van het reserveringsnummer. Contant betalen of via een creditcard is niet mogelijk.

Wij zijn super benieuwd of jullie nog toffe actiefbeelden hebben geschoten. Deel deze via je favorieten social media kanalen en vergeet ons niet te taggen, zodat wij het opnieuw kunnen delen.

Ook zijn we erg benieuwd of je nog feedback hebt, zodat we aan ons concept kunnen blijven werken. Dit kan per mail, Google of Facebook. Een klein gebaar waarmee je andere organisatoren en ons enorm mee helpt.

Wij bieden elke school de mogelijkheid om als eerste te laten weten of ze volgend jaar weer willen komen. Zeker in het hoogseizoen of tijdens de introductie periode is dit aan te bevelen.

Begin van het jaar wordt dan contact opgenomen om  kosteloos een optie te plaatsen. Als dit niet is aangegeven is de eerst volgende school op de wachtlijst aan de beurt.

Elk jaar bedenken we nieuwe spellen, waardoor je een compleet ander uitje krijgt op onze toplocatie. Wellicht is het ook leuk om de volgende keer een bedrijfsuitje voor de docenten te organiseren met een heerlijke bbq.

Hopelijk tot snel!